Cette page présente quelques-uns des éléments d’organisation traités dans le livre TPPME, Mode d’emploi disponible dans notre boutique.
ADMINISTRATION, DÉFINITION
L’apparition de collaborateurs dans l’entreprise fait naître la nécessité de s’organiser, de mettre en place des règles, des savoir-faire partagés et une dynamisation du groupe par un leader écouté et respecté. Il doit pour cela savoir conduire le groupe vers un objectif commun dans le respect des intérêts de tous. Pour mettre en place tous les ingrédients de la conduite d’un groupe professionnel, il faut s’appuyer sur un ensemble de dispositions, structurelles, méthodologiques et managériales.
Le but est de permettre au dirigeant d’entreprise de maîtriser en permanence la rentabilité par la mise en place d’une administration aussi simple qu’efficace, pour la relier au management du personnel. Il faut donc définir ce qu’est l’administration.
Administration, du latin administrare, servir. On administre un médicament à quelqu’un pour qu’il aille mieux. L’administration est donc de la même nature que celle des médicaments :
- À faible dose, elle aide, améliore et facilite, en les codifiant, les relations entre les différents membres du personnel. De la même façon que les médicaments tuent à trop haute dose, trop d’administration rend malade une organisation, un pays tout entier jusqu’à, parfois, leur destruction. On retrouve ce même concept dans l’étymologie du mot ministre qui vient du latin minister, serviteur. C’est pourquoi un ministre qui se sert avant de servir les gens qu’il est censé servir devient et impopulaire, parce que méprisable.
- Il ne faut donc pas avoir peur de s’organiser un tant soit peu à travers une administration MINIMALE et donc EFFICACE .
SEGMENTER L’ENTREPRISE
Une des premières choses qui peut être faite pour organiser une entreprise est d’avoir une claire vision de ces différentes composantes. Tout comme le corps humain a des parties distinctes, l’entreprise a, elle aussi, différentes parties dénommées, Secteurs. Ils sont caractérisés par des catégories de personnels spécifiques et des charges de fonctionnement qui lui sont propres. Et tout comme un individu a plusieurs activités dans une même journée, l’entreprise a trois grands Pôles d’Activités. Pour avoir une vue détaillée et en même temps globale de l’entreprise, il y a donc lieu de la segmenter.
Les Secteurs
Pour structurer la pensée du dirigeant, on a tout intérêt à découper l’entreprise en Secteurs dont la définition est « Module de gestion, caractérisé par un ensemble d’activités spécifiques, réalisées par du personnel et des moyens identifiés ». Ils sont caractérisés par une couleur et un produit à obtenir comme indiqué dans le visuel ci-contre.
Ce découpage de l’entreprise permet de structurer la pensée des dirigeants d’entreprise en matière de gestion, notamment en ventilant les Charges de Fonctionnement. Ils acquièrent ainsi l’importance relative de chaque Secteur et leur interférence respective sur la rentabilité globale de l’entreprise.
Les 3 Pôles d’Activités
Les Secteurs permettent de mieux comprendre de quoi sont fait les trois pôles d’activités que l’on retrouvera dans toute entreprise. L’Administration, l’activité commerciale (secteur Commandes) pour faire venir les clients et les décider d’acheter et enfin le pôle Production qui, dans les sociétés strictement commerciales, est dénommé les Ventes. Grâce à la sectorisation de l’Entreprise, le dirigeant pourra faire faire des calculs de gestion propres à chaque pôle d’activités. Par exemple, les primes des commerciaux ne seront pas calculées de la même façon que celle du personnel technique. Voir TPPME, Mode d’emploi.
LE TABLEAU DES TACHES ET DES POSTES
Une fois que l’on sectorise l’entreprise, il est plus facile de rédiger les procédures réglementaires qui vont décrire les flux de communication qui vont régir le fonctionnement quotidien de l’entreprise. Mais pour pouvoir les rédiger, il est indispensable d’ avoir établi au préalable qui fait quoi dans l’entreprise. Et « qui » doit désigner prioritairement le nom d’un poste, un chauffeur, un soudeur, une secrétaire commerciale et accessoirement le nom de la personne qui tient le poste. Une personne peut effectivement quitter l’entreprise, mais le poste, lui, continue d’exister. Une fois les postes définis et les tâches qui leur sont attribuées, on peut alors rédiger les procédures réglementaires, comme expliqué dans la section suivante. La toute première chose à définir dans une entreprise pour qu’elle soit opérationnelle est donc d’établir le Qui Fait Quoi, encore appelé le Tableau des postes et des tâches.
Il faut pour cela déterminer en premier lieu quelles sont toutes les tâches courantes et essentielles à réaliser dans l’entreprise. En même temps, on définit le nom du poste – Technicien de Production, Commercial, ou encore Chargé d’affaires, Secrétaire, Hôte(sse) d’accueil, etc…, chargé d’exécuter la ou les tâches. La sectorisation de l’entreprise vue ci-dessus facilitera l’attribution des postes aux différents membres de l’entreprise. Le regroupement de postes sur une même personne fait apparaître des Fonctions comme Directeur Général, Directeur commercial etc… qui, bien sûr, tiendront plusieurs postes.
Certaines tâches obéissent à des procédures précises. Il y a alors lieu de rédiger une Fiche de Poste. Cela est fait généralement en décrivant les étapes du poste de façon chronologique. Normalement, c’est la personne qui tient le poste qui en rédige sa Fiche de Poste. Il a ainsi la possibilité de la faire évoluer vers une amélioration constante du déroulement du processus et du produit obtenu. C’est par cette voie qu’on améliore le savoir-faire, tant administratif que productif d’une entreprise. Cette Fiche de Poste est aussi très utile, pour ne pas dire indispensable, pour pouvoir être consultée en cas de vacances momentanées ou définitives du titulaire suite à sa mutation sur un autre poste.
La rédaction exhaustive des tâches et leur attribution est nécessaire. En effet, celles qui ne seront pas clairement définies et surtout non attribuées sont alors, plus ou moins bien tenues par….. tout le monde ! C’est la raison pour laquelle elles engendrent des désordres qui, la plupart du temps, seront résorbés par le chef d’entreprise et généralement pendant ses week-ends. Il est donc très important de définir l’ensemble des tâches nécessaires au bon fonctionnement et à la production des biens et des services vendus par l’entreprise.
Mettre en place le Tableau des Tâches et des Postes tient parfois de la gageure. En effet dans les petites entreprises, il arrive très souvent que tout le monde sache bien que « c’est Pierre qui conduit le camion et que c’est Paul qui le vide » ! Et il n’y a donc pas besoin de l’écrire ! Eh bien, c’est justement parce que ce n’est pas écrit que l’entreprise se prendra constamment les pieds dans le tapis de son développement. En effet, sans une définition des tâches et des postes, il est impossible de rédiger des procédures réglementaires, socle administratif de toutes les entreprises qui se développent et qui réussissent.
LES PROCÉDURES RÉGLEMENTAIRES
Pour exister, une administration doit être écrite. Pour une raison simple : ce qui est oral n’existe pas dans l’univers physique. On ne peut donc pas s’y référer de façon certaine et objective. L’administration est donc écrite dans des Procédures Réglementaires.
« Procédure » indique les étapes standards pour organiser et réaliser le travail et le rôle de chacun. En cela, elles sont très utiles, voire indispensables, pour former un nouveau membre du personnel. Il suffit de lui faire lire et comprendre les procédures liées à son poste.
« Réglementaire » indique que celui qui ne suit pas la procédure est hors règlement. Il s’expose donc à devoir réétudier la procédure qu’il n’a pas respectée et, s’il ne corrige pas ses erreurs, à être sanctionné s’il continue à ne pas respecter la procédure.
La Procédure doit décrire le plus précisément possible toutes les étapes de la transformation du produit ou le déroulement de la prestation ainsi que le Produit Final que l’on veut obtenir. Pour cela il faut suivre quatre règles logiques et essentielles que vous trouverez, accompagnées d’exemples, dans le livre TPPME – Mode d’emploi.
GESTION DE LA RENTABILITÉ
Il existe des tas de forme de gestion. La gestion des stocks, la gestion comptable, la gestion du personnel, la gestion financière etc.. . Mais la gestion la plus importante est la gestion de la rentabilité ! Le but de toute entreprise n’est-il pas la création de richesse à travers l’exercice d’un ou de plusieurs métiers ? Souvent l’audit de la rentabilité se borne à découvrir le résultat (perte ou bénéfice) de l’entreprise alors que la période analysée (L’exercice comptable) est close depuis trois ou quatre mois. De plus, peu de petites entreprises et même de moyennes entreprises ne savent pas calculer la rentabilité de leurs affaires, chantiers, prestations ou articles en temps réel. Et aucun cabinet comptable ne le fera pour elles.
Pour auditer la rentabilité en temps réel, il faut savoir auditer votre seuil de rentabilité à la journée et même à l’heure/homme, à l’heure/machine pour les industriels, à la prestation pour les professions libérales ou encore à l’article fabriqué par l’artisan. La connaissance de ces différents seuils de rentabilité est indispensable pour auditer la rentabilité et le résultat de l’entreprise en temps réel. Le seuil de rentabilité est en effet le point précis où l’on cesse de perdre de l’argent pour commencer à en gagner. Le connaître permet donc de calculer en temps réel la perte ou le bénéfice de l’activité de l’entreprise et son résultat courant.
LES CINQ VARIABLES DE GESTION DE LA MSCG
La Méthode Simplifiée de Comptabilité et de Gestion se sert d’un calcul particulièrement simple pour le calculer. Une fois cette variable fondamentale connue, il reste alors à établir la Capacité de Production de l’entreprise en heure, en nombre de prestations/heure, en articles produits par unité de temps pour l’artisan ou l’industriel. Il est alors possible de faire tous les calculs de rentabilité en temps réel et ainsi de pouvoir mettre un Contrôle Qualité basé, entre autres, sur le calcul permanent de la rentabilité des affaires, des chantiers, des prestations ou des articles. Vous trouverez tous les calculs de gestion qui peuvent être faits avec la MSCG dans TPME Mode d’emploi.
Ces quelques points mis en place dans une entreprise font passer le dirigeant du stress permanent à la « sérénité » du gestionnaire et du manageur compétent. Le mot sérénité est employé quatre fois dans une enquête de satisfaction d’un dirigeant qui utilise la MSCG et le Management Économique du Personnel.
Selon votre niveau de compétences déjà acquis en gestion vous pouvez mettre en place par vous-même tous les outils décrits dans TPPME, Mode d’Emploi. Cependant, vous pouvez vous faire accompagner pour cela par un de nos Experts en Développement de Très Petites, Petites et Moyennes Entreprises . Il vous suffit pour cela de prendre contact avec celui de votre choix ou en envoyant une message à contact@espritdtme.com ou en téléphonant au 09 83 07 33 10.
Toutes les informations de cette page sont issues de TPPME, Mode d’emploi. Vous trouverez également dans ce livre bien d’autres outils administratifs de base que sont, par exemple, le Dossier de Production, la Gestion du Planning, l’établissement d’un Règlement Interne, etc. tous accompagnés d’exemples concrets.
Tous nos voeux de succès pour vos entreprises.